Istnieje wiele powodów, dla których możesz chcieć dokonać zmiany biura księgowego. Być może dotychczasowy usługodawca nie spełnia twoich oczekiwań? Twoja firma rozwinęła się na tyle, że potrzebujesz bardziej doświadczonego biura? Powody mogą być rozmaite. Ważne, abyśmy wiedzieli, na co zwrócić uwagę podczas zmiany biura.
Dlaczego małe firmy zmieniają księgowych
Najczęstsze powody, dla których właściciele firm zmieniają biura rachunkowe, to: niewystarczające wsparcia, ograniczona wiedza, zmiana priorytetów, problemy w komunikacji. Jest wiele biur rachunkowych, które doskonale nadają się do start-upu lub małej, tradycyjnej firmy, ale nie mają umiejętności lub wiedzy potrzebnej do wspierania rozwoju średniej firmy. Widocznym znakiem, że nadszedł czas na zmianę biura rachunkowego, jest sytuacja, gdzie księgowy nie jest w stanie odpowiedzieć na twoje pytania lub gdy odpowiedzi, których udzielają, są niejasne lub jeśli uważasz, że nie są na bieżąco w określonym temacie
Zmiana biura rachunkowego! Co zrobić najpierw?
Weź swoje ostatnie rachunki i zeznanie podatkowe – pomogą one twojemu nowemu księgowemu w wybranym biurze rachunkowym oszacować, jaki będzie jego zakres obowiązków. Biuro rachunkowe będzie też w stanie zaoferować nam cenę za swoje usługi na bazie twoich dokumentów. Kolejnym krokiem jest powiadomienie swojego dotychczasowego biura księgowego o rozwiązaniu umowy. Niektórzy klienci powiadamiają biuro rachunkowe telefonicznie lub osobiście. To nie wystarczy. Powinieneś również wypowiedzieć umowę usług na piśmie – wystarczy e-mail, chyba że dotychczasowy usługodawca zażąda odręcznego listu. Musisz poinformować ich, że zmieniasz księgowych i poprosić ich o dostarczenie nowym księgowym wszelkich wymaganych informacji. Twoje nowe biuro rachunkowe może sporządzić wzór listu do swoich poprzedników, w którym stwierdza, że chcesz zakończyć wszystkie usługi ze skutkiem natychmiastowym, i poinstruuje go, aby przekazał wszystkie prośby o informacje nowemu doradcy. Obejmuje to świadczenie usług przez dotychczasowe biuro i upoważnia je do udzielenia informacji o ich zastąpieniu.
Dalsze czynności przy zmianie biura
Zmianę biura postaraj się przeprowadzić po rozliczeniu podatkowym na koniec roku. Przed rozpoczęciem kolejnego cyklu. Połączenie z końcem jednego okresu rozliczeniowego pomaga uniknąć podwójnego obciążenia przez nowe biuro rachunkowe za ponowne wykonanie poprzedniej pracy. Nowy księgowy zazwyczaj wysyła pewien rodzaj formularza rejestracyjnego, aby przechwycić dane osobowe i informacje dotyczące firmy. Musisz też upoważnić nowe biuro rachunkowe do zajmowania się w Urzędzie Skarbowym dokumentacją w twoim imieniu, w zakresie podatku firmowego. Nowe biuro rachunkowe napisze też oficjalne pismo do starego biura z prośbą o kopie rachunków i dokumentów podatkowych, zeznania podatkowe i wszelkie inne informacje, których może potrzebować z poprzedniego roku.
Na co należy zwrócić uwagę zmieniając biuro rachunkowe?
Zanim zmienisz biuro rachunkowe na inne, sprawdź, czy te nowe gwarantuje poufność. Każdy, kto świadczy usługi księgowe, będzie w naturalny sposób zaznajomiony ze wszystkimi niuansami finansów twojej firmy. Klauzula o zachowaniu poufności informacji pochodzących od klienta musi być określona w umowie lub zawarta w formie umowy dodatkowej. Biuro rachunkowe musi również zagwarantować, że twoje dane otrzymane w formie papierowej lub elektronicznej będą przechowywane w stanie niezmienionym, a dostęp do nich będą miały tylko osoby upoważnione.
Dowiedz się, czy biuro rachunkowe może przeprowadzić bezpłatny ekspresowy audyt. Ekspresowy audyt księgowości to wstępne zapoznanie się z istniejącymi raportami. Dobre biuro rachunkowe nie potrzebuje dużo czasu, aby zorientować się, w jakim stanie są twoje finanse. Taki audyt leży w interesie samego dostawcy usług księgowych. Dobre biuro rachunkowe pozwoli ci na obsługę określonej liczby transakcji biznesowych lub obszarów księgowości. Na przykład może to być tylko księgowość lub raportowanie personelu, a jeśli potrzebujesz dodatkowych usług księgowych, możesz je uzyskać na przykład w specjalnych pakietach.
Artykuł powstał przy współpracy z biurem rachunkowym Tax Bonus, które świadczy kompleksowe usługi księgowe dla klientów z Będzina, Czeladzi, Dąbrowy Górniczej, Sosnowca oraz innych miast województwa śląskiego. Więcej informacji można znaleźć na ich stronie firmowej oraz na blogu.